Design
E-Mail-Benachrichtigungen
Kapitel für Campingplatz-Betreiber – Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen
Route: {slug}.campsitehero.cloud/einstellungen/e-mail
Run a Campsite versendet automatisch E-Mails an deine Gäste, wenn sich der Status einer Buchung ändert. Du kannst außerdem festlegen, wann und wohin du selbst Benachrichtigungen erhältst.
Absender
Alle E-Mails werden im Namen deines Campingplatzes versendet. Als Absendername erscheint der Name deines Campingplatzes. Die technische Absenderadresse ist eine Plattformadresse – du musst nichts konfigurieren.
Automatische Gast-Mails
Deine Gäste erhalten automatisch E-Mails bei folgenden Ereignissen:
| Ereignis | Wann wird die Mail versendet? |
|---|---|
| Buchungsanfrage eingegangen | Wenn eine Buchung mit Status „Offen" erstellt wird (bei manueller Bestätigung) |
| Buchung bestätigt | Wenn du eine Buchung bestätigst – oder bei automatischer Bestätigung |
| Buchung abgelehnt | Wenn du eine Buchungsanfrage ablehnst |
| Buchung storniert | Wenn eine Buchung storniert wird (durch dich oder den Gast) |
Diese vier Mails werden immer versendet – du kannst sie nicht deaktivieren.
Per Toggle steuerbar (Abschnitt „Gast-Mails" in den Einstellungen):
| Toggle | Wann wird die Mail versendet? | Standard |
|---|---|---|
| Zahlung erhalten (auch Teilzahlungen) | Bei jedem Zahlungseingang – egal ob Teilzahlung oder Vollzahlung, Einzel- oder Gruppenabrechnung. Bei Vollzahlung enthält die Mail zusätzlich den Hinweis, dass die Buchung vollständig bezahlt ist. | An |
| Check-in erfolgt | Wenn du einen Gast eincheckst | An |
| Check-out erfolgt | Wenn du einen Gast auscheckst | An |
Hinweis: Bei automatischer Buchungsbestätigung erhält der Gast direkt die Bestätigungs-Mail (nicht die Anfrage-Mail).
💡 Tipp: Alle drei steuerbaren Mails lassen sich unabhängig voneinander ein- und ausschalten. Die Einstellung gilt für Einzel- und Gruppenbuchungen gleichermaßen.
Inhalt der Buchungs-Mails
Persönliche Operator-Nachricht (Bestätigung und Ablehnung)
Wenn du beim Bestätigen oder Ablehnen eine Nachricht eingibst, wird sie in die entsprechende Mail eingebettet:
- Bestätigungsmail: Deine Nachricht erscheint als Info-Box zwischen Begrüßung und Buchungsdetails.
- Ablehnungsmail: Der Ablehnungsgrund erscheint in der Begründungs-Box.
Hat der Gast in einer anderen Sprache gebucht (z.B. Englisch oder Französisch), wird deine Nachricht automatisch in die Sprache des Gastes übersetzt. Schlägt die Übersetzung fehl, erscheint dein Originaltext als Fallback – die Mail wird in jedem Fall versendet.
💡 Tipp: Nutze die Bestätigungs-Nachricht für wichtige Hinweise, die der Gast vor der Anreise wissen sollte – z.B. Einfahrtszeiten, Platz-Nummern oder Besonderheiten des Stellplatzes.
Mail-Footer
Alle ausgehenden Mails (Buchungsbestätigungen, Ablehnungen, Check-in, Check-out, Zahlungsmails, Kommunikations-Mails und Rechnungsmails) tragen automatisch einen einheitlichen Footer:
Kontakt: <E-Mail> · <Telefon>
<Adresse>
<Rechtstext-Links, falls aktiviert>
Powered by CampsiteHeroDie Kontaktdaten stammen aus deinen Campingplatz-Stammdaten (/einstellungen/stammdaten). Stelle sicher, dass E-Mail, Telefon und Adresse dort vollständig gepflegt sind – andernfalls zeigt der Footer nur „Powered by CampsiteHero".
Optional kannst du unter Bausteine → Rechtstexte einzelne Texte für den Mail-Footer aktivieren (Schalter „Im Mail-Footer anzeigen"). Diese erscheinen dann als Links zwischen Adresse und „Powered by CampsiteHero". Mehr dazu im Kapitel Rechtstexte.
Preisaufschlüsselung
Jede Buchungs-Mail enthält eine strukturierte Preisaufschlüsselung, die dem Checkout im Buchungsportal entspricht:
- Stellplatzgebühr – Anzahl Nächte × Preis pro Nacht
- Personen – je Gästekategorie mit Anzahl und Preis (inklusive Kontingente werden ausgewiesen, z.B. „1 inkl.")
- Tiere – analog zu Personen (z.B. Hunde mit Einzelpreis)
- Fahrzeuge – analog zu Personen
- Optionen – gewählte Zusatzleistungen mit Einzelpreisdetail
- Steueraufschlüsselung – Netto, MwSt. je Steuersatz, Brutto-Gesamtbetrag
Der Parzellenname wird mit dem konfigurierten Kategorie-Präfix angezeigt (z.B. „B2" statt nur „2").
Hinweis: Personenbezogene Optionen wie die Kurtaxe werden korrekt nur für Personen berechnet – Tiere (z.B. Hunde) werden dabei nicht mitgezählt.
Sprache der Gast-Mails
Du kannst festlegen, in welcher Sprache Gäste ihre E-Mails erhalten.
So legst du die Sprache fest:
- Öffne Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen
- Scrolle zum Abschnitt Sprache der Gast-Mails
- Wähle eine Sprache aus der Liste
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Bevorzugte Sprache (z.B. Deutsch) | Alle Gäste erhalten ihre Mails in dieser Sprache |
Tipp: Wähle die Sprache, die deine Gäste am häufigsten sprechen. Das System leitet daraus keine Sprache aus dem Gastland ab – die hier gewählte Sprache gilt global.
Sprache der Betreiber-E-Mails
Betreiber-E-Mails werden automatisch in der Systemsprache deines Campingplatzes versendet. Die aktuelle Systemsprache wird dir direkt auf der E-Mail-Einstellungsseite angezeigt.
Möchtest du die Sprache ändern, navigiere zu Einstellungen → Sprachen & Übersetzungen und passe dort die Systemsprache an.
Betreiber-Benachrichtigungen
Du kannst dich per E-Mail informieren lassen, wenn ein Gast eine Buchung anlegt oder storniert.
So konfigurierst du die Betreiber-Benachrichtigungen:
- Öffne Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen
- Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Benachrichtigungen
Neue Buchung
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Toggle aktiv | Du erhältst eine E-Mail, wenn eine neue Buchung eingeht |
| Toggle inaktiv | Keine Benachrichtigung bei neuen Buchungen |
Wenn der Toggle aktiv ist, kannst du optional eine abweichende Empfänger-E-Mail angeben (z.B. eine dedizierte Buchungspostfach-Adresse). Lässt du das Feld leer, wird die Campingplatz-E-Mail-Adresse verwendet.
Stornierung
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Toggle aktiv | Du erhältst eine E-Mail, wenn eine Buchung storniert wird |
| Toggle inaktiv | Keine Benachrichtigung bei Stornierungen |
Auch hier kannst du optional eine abweichende Empfänger-E-Mail angeben.
Hinweis: Die Empfänger-E-Mail für neue Buchungen und für Stornierungen kann unterschiedlich sein – z.B. wenn du Stornierungen an eine andere Person weiterleiten möchtest.
Gruppenbuchungen
Bei Gruppenbuchungen – wenn ein Gast mehrere Parzellen gleichzeitig bucht – fasst Run a Campsite alle Informationen in einer einzigen Mail zusammen. Das verhindert, dass dein Gast fünf separate Mails für fünf Parzellen bekommt.
Was der Gast erhält
Der Hauptgast bekommt eine zusammengefasste Mail mit:
- Allen gebuchten Parzellen in der Übersicht
- Vollständiger Preisaufschlüsselung für jede Parzelle
- Gesamtbetrag der Gruppe
Bei manueller Bestätigung: Die Bestätigungs-Mail wird erst verschickt, wenn du die letzte offene Parzelle der Gruppe bestätigst. Sobald alle Parzellen bestätigt sind, geht eine gemeinsame Bestätigungs-Mail raus – nicht eine Mail pro Parzelle.
Was du als Betreiber erhältst
Du erhältst ebenfalls eine einzige Betreiber-Benachrichtigung mit allen Parzellen, den Gastdaten und einem direkten Link ins Dashboard.
Abweichende Parzellen-Gäste benachrichtigen
Wenn einzelne Parzellen innerhalb einer Gruppe einen anderen Gast hinterlegt haben (abweichende E-Mail-Adresse), kann das System diese Gäste mit einer kurzen Info-Mail informieren.
So konfigurierst du diese Einstellung:
- Öffne Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen
- Scrolle zum Abschnitt Gruppenbuchungen
- Aktiviere oder deaktiviere den Switch Abweichende Parzellengäste benachrichtigen
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Toggle aktiv (Standard) | Parzellen-Gäste mit abweichender E-Mail erhalten eine kurze Info-Mail |
| Toggle inaktiv | Nur der Hauptgast erhält eine Mail – keine Info-Mails an abweichende Parzellen-Gäste |
💡 Tipp: Lass diese Einstellung aktiv, wenn Gruppen oft aus verschiedenen Familien bestehen, die je eigene Buchungsdetails brauchen. Deaktiviere sie, wenn der Hauptgast die Kommunikation für alle übernimmt.
E-Mail erneut senden
Du kannst eine Bestätigungs-E-Mail erneut an den Gast senden – z.B. wenn der Gast angibt, keine Mail erhalten zu haben.
So sendest du eine E-Mail erneut:
- Öffne die Buchungsdetails (klicke auf eine Buchung in der Liste)
- Klicke oben auf E-Mail erneut senden
- Die passende E-Mail wird sofort an die hinterlegte Gast-E-Mail-Adresse gesendet
Der Button ist bei Buchungen mit Status Offen, Bestätigt und Storniert verfügbar.
Hinweis: Es wird immer die aktuell passende Mail für den Buchungsstatus erneut versendet (z.B. bei Status „Bestätigt" die Bestätigungs-Mail).